区分
生産体制全体
農業生産工程段階
全般
品目
共通
分野
農場経営管理
取組事項
農場の管理を実証するために必要な記録の内容とその保管期間を特定し、記録を作成・保存。
解説
農場での活動や作業、使用した資材等の記録は、自らの行動の確認、管理方法の見直し等に活用する他、取引先等、他者に提示するためにも活用できます。
自らの行動や計画に活用する方法として、番号 4 の自己点検、内部監査で農場のルール通りに活動したか確認するための資料、番号 6 の計画と実績を比較する際のデータとして使うことが挙げられます。
また、他者に提示する場面として、GAP 認証の審査や取引先等からの要求があります。
GAP 認証の審査では、農場の取組について記録類を使って確認する場面があります。
取引先によっては、定期的に記録の提出を求める場合があります。
さらにクレームが発生した際には、原因調査のために記録を確認し、報告する必要も出てきます。
こうした事態に対応するために記録を作成し、一定の期間、保管します。
加工食品の原料として使用される場合でも、加工食品等の賞味期限（消費期限）に相応しい期間、保管しましょう。
ただし、単に記録を保管すればいいわけではなく、必要な時に必要な情報を取り出せるよう、記録を整理しておきます。
特にクレーム等が発生した際には、素早く対応することが重要ですので、記録をすぐに活用できる状態にしておきます。
記録は紙媒体である必要はありません。
後から確認できる、他者に情報を伝えることができる、保存ができるものであれば、記録として十分に機能します。
パソコンやスマートフォンを活用した電子媒体や写真、映像等も活用しましょう。
電子媒体による記録は即時性や検索性に優れているという特徴があります。
GAP に対応した農場、ほ場の管理ソフトも市販されていますので、活用を検討します。
＜参考＞
１．農産物の出荷に関する記録については 1～3 年間（保存期間は取扱う食品等の流通実態・法令に応じて設定）
２．農産物の出荷に関する記録以外の記録については取引先等からの情報提供の求めに対応するために必要な期間
具体例と想定される対策
番号
7－1
【具体例】
記録を処分したため、自らの行動の正当性を立証不能。
【想定される対策】
記録ごとに説明責任を果たすために必要な保管期間を定める。
紛失や損傷しないように保管する。
- ファイルに綴じる。
所定の場所に保管する。
必要な時にすぐに取り出せるようにラベル等で識別する。 - 電子媒体の場合には、年度ごとにフォルダーを作る等して上書きに注意する。
- 記録の管理責任者、担当者を決める。
番号
7－2
【具体例】
発生した事故の原因調査ができず、同種の事故が再発。
【想定される対策】
記録ごとに説明責任を果たすために必要な保管期間を定める。
紛失や損傷しないように保管する。
各種記録の関連性を確認する。
番号
7－3
【具体例】
機械の整備不良に気付かず、作業に遅滞が発生。
【想定される対策】
記録すべき事項を決める。
記録のリストを作成する。
記録すべき事項に漏れがないか、確認する。